La procédure d’inscription d’un vacancier à un séjour est lancée lorsque son parent ou tuteur renvoie à Ocarina le formulaire de demande d’inscription complété. Ce formulaire est à adresser à la régionale organisatrice du séjour, et peut être soit rendu en version papier, soit complété et renvoyé en ligne. Toute personne inscrivant un vacancier à un séjour Ocarina certifie disposer de l’autorité nécessaire sur cet enfant pour réaliser l’inscription.
Après réception du formulaire de demande d’inscription, à moins que le séjour ne soit déjà complet, la régionale organisatrice envoie au parent ou tuteur une confirmation d’inscription, accompagnée notamment des modalités financières et de paiement, et d’une fiche santé à compléter. Si le séjour choisi est complet, la régionale organisatrice en avertit le parent ou tuteur, et l’inscription du vacancier n’est pas confirmée. Dans ce cas, les possibilités éventuelles d’autres destinations seront communiquées.
Afin qu’une inscription confirmée reste effective, les conditions suivantes doivent être respectées (si elles ne le sont pas, la régionale organisatrice se réserve le droit d’annuler l’inscription) :
- L’ acompte (dont le montant est précisé dans la confirmation d’inscription) est à verser dans les 8 jours ouvrables suivant l’envoi de la confirmation ;
- Le solde (dont le montant est précisé dans la confirmation d’inscription et/ou dans un courrier ultérieur) doit être payé au plus tard un mois calendrier avant le départ ;
- Pour les inscriptions confirmées moins de 6 semaines avant le départ, le montant total doit être versé dans les 8 jours ouvrables suivant la confirmation de l’inscription, et en tous les cas avant le jour du départ ;
- Les documents suivants, indispensables à la bonne prise en charge du vacancier, doivent être transmis à la régionale organisatrice au plus tard un mois calendrier avant le départ :
- La fiche santé complétée dans son intégralité, et signée par le parent ou tuteur ;
- Pour les séjours à l’étranger, l’autorisation de quitter le territoire (légalisée par l’administration communale);
- Pour certains séjours, une déclaration d’aptitude à une pratique sportive spécifique ;
- Tout autre document stipulé par la régionale organisatrice dans le courrier de confirmation d’inscription.