Nos conditions générales
Ci-dessous, vous trouverez nos conditions générales séjours.
Dans le présent document, les termes suivants sont employés :
La procédure d’inscription d’un vacancier à un séjour est lancée lorsque son parent ou tuteur renvoie à Ocarina le formulaire de demande d’inscription complété. Ce formulaire est à adresser à la régionale organisatrice du séjour, et peut être soit rendu en version papier, soit complété et renvoyé en ligne. Toute personne inscrivant un vacancier à un séjour d’Ocarina certifie disposer de l’autorité nécessaire sur ce vacancier pour réaliser l’inscription.
Après réception du formulaire de demande d’inscription, à moins que le séjour ne soit déjà complet, la régionale organisatrice envoie au parent ou tuteur une confirmation d’inscription, accompagnée notamment des modalités financières et de paiement, et d’une fiche santé à compléter. Si le séjour choisi est complet, la régionale organisatrice en avertit le parent ou tuteur, et l’inscription du vacancier n’est pas confirmée. Dans ce cas, les possibilités éventuelles d’autres destinations seront communiquées.
Afin qu’une inscription confirmée reste effective, les conditions suivantes doivent être respectées (si elles ne le sont pas, la régionale organisatrice se réserve le droit d’annuler l’inscription) :
La fiche santé permet d’accueillir au mieux l’enfant, d’assurer son bien-être et permet de mettre en place un encadrement adapté. Elle doit être complétée le plus précisément et exhaustivement possible.
Ocarina se réserve le droit d’interrompre le séjour de l’enfant en cas d’omissions et/ou d’informations erronées dans la fiche santé et/ou de différence entre la réalité et les informations contenues dans la fiche santé
Tout désistement, même si le paiement n’a pas encore été effectué, est à notifier par écrit à la régionale organisatrice, soit par e-mail, soit par courrier postal. Le montant de l’acompte reste dû, sauf en cas de force majeure. Si le désistement intervient moins de 30 jours calendrier avant le départ, la totalité du coût du séjour reste due, sauf en cas de maladie (démontrée par un certificat) ou de décès dans la famille jusqu’au deuxième degré (à démontrer par un certificat de décès).
En cas d’absence au départ sans notification préalable, aucune forme de remboursement n’est possible. Un retour anticipé ou une arrivée tardive ne donne lieu à aucune forme de remboursement ou de dédommagement.
Ocarina se réserve le droit de procéder à l’annulation du séjour. Dans ce cas, les parents ou tuteurs sont avertis par écrit (e-mail et/ou courrier postal) dans les plus brefs délais, et les montants déjà perçus sont remboursés intégralement – sans majoration d’une quelconque indemnité. Sans prétention d’exhaustivité, une annulation peut notamment intervenir lorsqu’Ocarina estime ne pas pouvoir assurer l’accueil de vacanciers dans les meilleures circonstances de confort et de sécurité et/ ou si nos volontaires ne sont pas en mesure d’encadrer l’activité (ex : nombre insuffisant d’animateurs).
Tous les prix de séjour d’Ocarina sont calculés au plus juste, et incluent sauf indication contraire : le voyage aller-retour, la pension complète, l’animation incluant les éventuels droits d’entrée et le matériel, l’encadrement par des animateurs d’Ocarina, les assurances, la gestion administrative et les frais médicaux dans les limites précisées ci-dessous.
Chaque titulaire, membre de la Mutualité chrétienne en ordre de cotisation, peut bénéficier – pour ses personnes à charge – d’une réduction sur le prix des séjours d’Ocarina. Cette réduction est appelée « Avantage MC » et répond aux critères suivants :
L’avantage précité est directement appliqué par Ocarina et déduit directement du prix du séjour. Conformément la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et à ses arrêtés royaux d’exécution, le membre bénéficiant de l’avantage doit être en ordre de cotisation jusqu’au paiement complet du séjour. A défaut, Ocarina sera dans l’obligation de récupérer le montant de l’avantage perçu indûment. Le délai de prescription pour cette récupération est de deux ans.
Il est possible de ventiler le montant de l’Avantage sur plusieurs séjours Ocarina au cours de la même année civile. Cette option est disponible sur simple demande, à condition d’être demandée par le parent ou tuteur dès le début du processus d’inscription.
L’avantage est accordé par vacancier à charge. Il n’est dès lors pas permis de reporter le montant de l’avantage sur l’inscription d’un autre vacancier.
Le prix d’inscription (plein ou réduit) pour un séjour ne sera jamais inférieur à celui de l’acompte. Si le respect de cette règle implique que la réduction ne peut être attribuée dans son intégralité pour un séjour donné, le solde restant de l’Avantage MC sera appliqué lors d’une éventuelle prochaine inscription au cours de la même année.
L’assurance responsabilité civile d’Ocarina couvre chaque vacancier pour les dommages matériels ou corporels involontaires qu’il causerait à un tiers extérieur au groupe. Les dégradations intentionnelles du centre de vacances ne sont pas couvertes et seront facturées au parent ou tuteur. L’assurance ne couvre pas les dommages matériels, la perte, ou le vol d’objets appartenant au vacancier. Ocarina ne pourra en être tenu pour responsable et déconseille fortement d’emporter des objets fragiles et de valeurs tels que des appareils électroniques.
En cas d’accident corporel, Ocarina prend en charge les frais médicaux et pharmaceutiques durant le séjour, avec l’intervention ultérieure de l’assurance. Ocarina sera le lien entre le participant et sa compagnie d’assurance qui prendra en charge les frais médicaux et pharmaceutiques encourus après le séjour et consécutifs à un accident survenu durant celui-ci – Ces derniers seront remboursés par Ocarina au parent ou tuteur après intervention de la mutualité sur base du tarif de la convention INAMI. Ocarina complètera la déclaration d’accident pour introduire le dossier auprès de sa compagnie. Ocarina fournira ensuite les documents utiles au parent ou tuteur lors du retour du séjour.
En cas de maladie survenant pendant le séjour, Ocarina prend en charge les frais médicaux et pharmaceutiques durant le séjour. Les frais ultérieurs ne sont pas pris en charge.
En cas de problème médical préexistant, le vacancier doit être muni du traitement en cours pour la durée du séjour. Si l’administration d’un médicament est nécessaire, il sera obligatoirement accompagné d’une prescription médicale complète (produit, mode d’administration, dosage, fréquence et durée).
Pour les séjours à l’étranger, les membres MC en ordre de cotisation sont couverts par le service d’assistance et d’assurance MUTAS qui interviendra notamment pour organiser un rapatriement. Les non-membres MC doivent impérativement souscrire une assurance similaire (soins de santé à l’étranger, assistance et rapatriement) et remettre une copie du contrat à la régionale organisatrice au moment de l’inscription pour que le départ soit autorisé.
Les séjours d’Ocarina sont conçus pour être des expériences positives de vie de groupe s’appuyant sur la participation, la confiance et le respect. Le vacancier s’engage à respecter les consignes des animateurs, indispensables pour la sécurité et une vie de groupe harmonieuse. Après avoir averti une des personnes de contact renseignées sur la fiche santé, Ocarina se réserve le droit d’exclure un vacancier qui par son attitude mettrait en danger sa sécurité ou celle des autres, ou qui transgresserait délibérément et de manière répétée les consignes raisonnables des animateurs. Cette exclusion n’offre aucune possibilité de remboursement. En cas de rapatriement, la prise en charge financière et physique du vacancier sera assurée par le parent ou tuteur. Ocarina réclamera à ce dernier les sommes avancées pour ce rapatriement.
Les photos prises dans le cadre des activités d’Ocarina peuvent être utilisées pour illustrer les publications de l’association (y compris sur les réseaux sociaux) ainsi que son site internet, avec une attention particulière à une sélection qui soit toujours respectueuse des vacanciers. Les photos et illustrations des brochures et autres publications d’Ocarina sont sélectionnées en toute bonne foi et ne constituent pas un descriptif contractuel.