Datenschutzerklärung

I. EINLEITUNG

Wir achten Ihre Privatsphäre in Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung, unabhängig davon, ob Sie Mitglied der VoG sind, an Aktivitäten der VoG teilnehmen, als Freiwillige(r) bei der VoG tätig sind, an einer Tätigkeit bei der VoG interessiert sind oder einfach unsere Website www.ocarina.be besuchen.

Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie auf klare und transparente Weise informieren:

• Was ist die Verarbeitung personenbezogener Daten?
• Zu welchem Zweck verarbeiten wir als für die Verarbeitung Verantwortliche Ihre personenbezogenen Daten?
• Welche Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeiten wir und wie?
• Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten und wie können Sie diese ausüben?
• Wie können Sie uns kontaktieren?

II. WAS IST DIE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN? BEGRIFFSBESTIMMUNGEN (ART. 4 DER DSGVO)

Im Sinne der DSGVO bezeichnet der Ausdruck:

• „Personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) (also keine Gesellschaft beispielsweise) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind;
• „Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung;
• „Verantwortlicher“ die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
• „Auftragsverarbeiter“ eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

III. VERANTWORTLICHER FÜR DIE VERARBEITUNG IHRER DATEN

Ihre personenbezogenen Daten werden von der Vereinigung ohne Gewinnerzielungsabsicht (VoG) Ocarina Ostbelgien, Klosterstraße 29, 4700 Eupen, 449.509.480, verarbeitet.

IV. ZU WELCHEM ZWECK VERARBEITET DIE VEREINIGUNG IHRE DATEN?

Allgemeines 1.

Ihre personenbezogenen Daten werden wie folgt verarbeitet:

• Bearbeitung Ihrer Anmeldung: Ihre Anmeldung für die von der Vereinigung organisierte Aktivität.
• Gesundheitsdatenverarbeitung: Ihre Teilnahme an einer von der Vereinigung organisierten Aktivität.
• Leichte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten: begrenzter Datenverarbeitungsrahmen wie Umfrage, Erhebung, Abonnement unseres Newsletters usw.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist unerlässlich, um:

• Sie zu identifizieren, kontaktieren und richtig zu beraten;
• Ihre Mitgliedsakte innerhalb der VoG zu verwalten;
• Ihre Akte als Teilnehmer an einer der Aktivitäten der VoG zu verwalten;
• den Auftrag durchzuführen, den die Christliche Krankenkasse (CKK) der VoG (im Unterauftrag) übertragen hat;
• Ihnen die von der VoG künftig durchgeführten Maßnahmen mitzuteilen und Sie zu beraten (berechtigtes Interesse).

Die Daten können auch für Werbe-(Marketing-)Zwecke der Vereinigung verwendet werden.

Anwerbung von Mitarbeitern 2.

Wir lagern die Anwerbung unserer Mitarbeiter an die CKK aus. Die Website https://www.mc.be/jobs ermöglicht es Ihnen, Ihre Bewerbungen zu verwalten. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung der CKK (https://www.mc.be/jobs/privacy).

Austausch mit anderen Einrichtungen oder Dritten mit Ihrer Zustimmung 3.

Soweit Sie dies genehmigt haben oder auf gesetzlicher Grundlage, geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter, insbesondere an subventionierende Behörden. Dies dient der Verbesserung der Verarbeitung Ihrer Akte oder für andere Zwecke, für die Sie Ihre Zustimmung erteilt haben (Teilnahme an Umfragen usw.).

V. AUFBEWAHRUNGSZEITRAUM

Wir sind zur Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verpflichtet. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten daher unter Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen speichern und verwenden.

Wenn das Gesetz keine Frist vorsieht, werden personenbezogene Daten für einen Zeitraum aufbewahrt, den wir für die effektive Ausübung unserer Tätigkeit für notwendig erachten.

Bearbeitung Ihrer Anmeldung

Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zwecke der „Abwicklung Ihrer Anmeldung“ für maximal fünf Jahre ab dem Ende der letzten Aktivität, für die Sie sich angemeldet haben. Diese werden dann automatisch anonymisiert.

Für statistische Zwecke erlauben wir uns, einen Teil Ihrer personenbezogenen Daten über einen längeren Zeitraum zu speichern.

Gesundheitsbezogene Daten

Daten zu Ihrer Gesundheit – erhoben mithilfe unserer Gesundheitsdatenblätter, des Anmeldeformulars oder des ärztlichen Attests – werden bis maximal ein Jahr nach dem Ende der Tätigkeit aufbewahrt. Diese werden dann automatisch vernichtet.

Sie werden länger aufbewahrt, wenn eine Akte eröffnet wird.

Leichte Verarbeitung

Im Rahmen der „leichten Verarbeitung“ werden personenbezogene Daten ein Jahr lang nach der Erhebung gespeichert.

VI. WIE LAUTEN DIE GESETZLICHEN BESTIMMUNGEN FÜR DIE VERARBEITUNG IHRER DATEN?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage der folgenden Artikel der Allgemeinen Datenschutzverordnung:

• Artikel 6.1 a: Einwilligung;
• Artikel 6.1 b: für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich;
• Artikel 6.1 c: zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der die Vereinigung unterliegt;
• Artikel 6.1 f: berechtigte Interessen (z.B. Sicherheit, Schutz);
• Artikel 6.1 d und 9.2 c: lebenswichtige Interessen der betroffenen Person;
• Artikel 9.2 a: ausdrückliche Einwilligung;
• Artikel 9.2 b: soziale Sicherheit und Sozialschutz;
• Artikel 9.2 f: zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen vor Gericht;
• Artikel 87: nationale Kennziffer /Nationalregisternummer.

Dabei stützen wir uns insbesondere auf die folgenden spezifischen Gesetze und deren Ausführungserlasse:

-Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutzgrundverordnung);

-Gesetz vom 8. August 1983 zur Organisation eines Nationalregisters der natürlichen Personen und KE vom 5. Dezember 1986 über dessen Nutzung durch die Krankenkassen;

-Königlicher Erlass vom 27. April 2007 über die Gästeeintragung und -kontrolle in touristischen Beherbergungsbetrieben;

-Gesetz über die Rechte der Freiwilligen vom 5. Juli 2006;

-Gesetzliche Bestimmungen zur Rechnungslegung und Besteuerung;

-Gesetz vom 27. Juni 1921 über die Vereinigungen ohne Gewinnerzielungsabsicht, die Stiftungen, die europäischen politischen Parteien und die europäischen politischen Stiftungen;

-Dekret vom 17. Mai 1999 über die Ferienzentren und dessen Durchführungserlasse.

VII. WELCHE PERSONENBEZOGENEN DATEN ÜBER SIE VERARBEITET DIE VEREINIGUNG UND WIE?

Kategorien von personenbezogenen Daten 1.

Abhängig von den von Ihnen gemachten Angaben und unseren unterschiedlichen Zwecken verarbeiten wir die folgenden Datenkategorien je nach Art der betroffenen Personen

a) Allgemeine personenbezogene Daten

• Daten zur persönlichen Identifizierung: Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw.;
• elektronische Identifizierungsdaten: IP-Adressen, Cookies, Verbindungszeiten, usw.;
• persönliche Merkmale: Alter, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Familienstand, Staatsangehörigkeit;
• Haushaltszusammensetzung;
• finanzielle Details: Kontonummer, Zahlungen usw.;
• physische Daten: Größe, Gewicht usw.;
• psychische Daten: Persönlichkeit, Charakter usw.;
• Lebensgewohnheiten: Rauchen, Alkoholkonsum, Reisen usw.;
• Freizeitaktivitäten und -interessen;
• Verbrauchsgewohnheiten
• Wohnungseigenschaften;
• Schule und Berufsausbildung;
• Beruf und Beschäftigung;
• Bildspeicherung: Fotos, Videos.

b) Spezifische personenbezogene Daten

• Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Gesundheit: Daten, die Auskunft über den Gesundheitszustand einer Person geben. Medizinische Berichte und Diagnosen, Krankenhausdaten, Grad der Pflegebedürftigkeit, Erstattung von Gesundheitsleistungen, Arbeitsunfähigkeit, Schwangerschaft, Arzneimittel, genetische Daten, usw.
• Darüber hinaus verarbeiten wir für die uns von der CKK im Unterauftrag übertragenen Aufgaben die folgenden personenbezogenen Daten von CKK-Mitgliedern:

Daten aus dem Nationalregister:

▪     die Nationalregisternummer der Mitglieder der CKK;

▪     Name, Vorname, offizieller Hauptwohnsitz, Geburtsort und -datum, Geschlecht, Familienstand, Staatsangehörigkeit;

Von der CKK zur Verfügung gestellte Daten: Mitgliedschaft; Beitragsstatus; EKE-Status.

Von wem oder aus welcher Quelle erhält die VoG Daten über Sie? 2.

Die Daten stammen im Wesentlichen von:

• Ihnen selbst, Ihrem gesetzlichen Vertreter oder einer Person, die von Ihnen zu diesem Zweck beauftragt oder bevollmächtigt wurde;
• Ihren Leistungserbringern (Hausarzt);
• der Christlichen Krankenkasse für CKK-Mitglieder.

Wer verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten? 3.

Ihre personenbezogenen Daten werden von den zuständigen Mitarbeitern sorgfältig und vertraulich behandelt, damit sie ihre Aufgaben im Rahmen der beschriebenen Tätigkeiten erfüllen können. Zu diesem Zweck sind unsere Mitarbeiter an das Berufsgeheimnis gebunden.

Einige Ihrer persönlichen Daten können auch an unsere Freiwilligen weitergegeben werden. Von jedem der Freiwilligen, denen diese Daten anvertraut werden, wird eine Schweigepflicht verlangt.

Unsere Mitarbeiter und Freiwilligen halten sich alle an unsere Datenschutzerklärung.

An wen übermittelt die VoG Ihre personenbezogenen Daten? 4.

Ihre personenbezogenen Daten können übermittelt werden:

• an Sie selbst, an Ihren gesetzlichen Vertreter (provisorischer Verwalter, Mediator usw.), an Ihren Vertreter (professioneller Berater, Anwalt usw.) oder an jede Person, die von Ihnen zu diesem Zweck beauftragt oder bevollmächtigt wurde.
• an einen bevollmächtigten Dritten (Person, Institution, Verwaltung), allein aufgrund des Gesetzes, aufgrund eines Vertrages,
• an Ihre Gesundheitsdienstleister (Krankenhäuser, Ärzte, Krankenschwestern usw.):

o    auf Ihre Anfrage

o    oder bei einem Unfall / einer Krankheit während einer Tätigkeit der VoG;

• an unsere Wirtschaftsprüfer, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind;
• an die Gegenparteien, ihre Anwälte, Gerichtsvollzieher, Sachverständigen und die Justiz im Falle von Rechtsstreitigkeiten;
• an Ihre Gläubiger und deren Gerichtsvollzieher im Rahmen eines vollstreckbaren Verfahrens (Pfändung, Abtretung usw.);
• an unsere Unterauftragnehmer.

Die VoG greift hauptsächlich auf die folgenden Unterauftragnehmer zurück:

• die Christliche Krankenkasse als Dienstleister, insbesondere im IT-Bereich;
• andere IT-Subunternehmer;
• Mailingunternehmen;
• Subunternehmer im Zusammenhang mit der Organisation von Aktivitäten, insbesondere von Ferien (Reiseveranstalter, Busunternehmer, Hotelbetreiber usw.);
• Unsere Anwälte und Gerichtsvollzieher, Experten.

Die VoG verarbeitet Ihre Daten auch in folgenden Fällen 5.

a) Besuch der Website der VoG

Welche personenbezogenen Daten werden dort erhoben?

• Wenn Sie ein Formular auf unserer Website ausfüllen, werden Ihre personenbezogenen Daten gemäß den auf dieser Website angegebenen Zwecken verarbeitet (z. B. Informationsanfrage oder Anmeldung für eine Aktivität, Informationen zur Freiwilligenarbeit usw.).
• Die von uns verarbeiteten Daten, die der Nutzer nicht einsehen kann (z. B. Ihre IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem, Anzahl der Besuche und aufgerufene Seiten).

b) Sie möchten für die VoG arbeiten?

Die Einstellung von Mitarbeitern wird der CKK übertragen (siehe oben).

Lesen Sie dazu die separate Richtlinie zur Verarbeitung personenbezogener Daten unter https://www.mc.be/jobs/privacy.

c) Fotos

Die im Rahmen unserer Aktivitäten aufgenommenen Fotos können zur Veranschaulichung unserer Veröffentlichungen, auf unserer Website und in sozialen Netzwerken verwendet werden. Wir achten stets darauf, dass die Fotos immer respektvoll sind.

Datenübermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums 6.

(=Europäische Union + Norwegen, Liechtenstein und Island)

Ihre Daten können ins Ausland übertragen werden, wenn dies

• erforderlich ist, um die Maßnahmen vor Vertragsabschluss durchzuführen, die auf Ihren Wunsch hin getroffen werden;
• erforderlich ist, um Ihre lebenswichtigen Interessen zu schützen;
• erforderlich ist für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrages, der mit einem Dritten in Ihrem Interesse abgeschlossen wurde oder noch abgeschlossen werden soll;
• in einem Vertrag mit einem Subunternehmer und den notwendigen Vertragsklauseln vorgesehen ist;
• mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung geschieht.

VIII. SCHUTZ IHRER DATEN

Wir ergreifen geeignete Maßnahmen, um die Sicherheit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten zu gewährleisten, wobei wir den Stand der Technik, den Umfang und den Kontext der Verarbeitungszwecke und die Art der personenbezogenen Daten berücksichtigen.

Die VoG ergreift geeignete physische, administrative, organisatorische und technische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, unbefugter Nutzung und unbefugter Weitergabe zu schützen.

Die VoG erlegt ihren Subunternehmern vertraglich die gleichen Sicherheitsmaßnahmen auf.

IX. RECHTE IN BEZUG AUF IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN

Sie können bestimmte Rechte ausüben, solange sie nicht im Widerspruch zu den gesetzlichen Verpflichtungen stehen, denen wir unterliegen.

Zugriffsrecht 7.

Als betroffene Person haben Sie das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, dass wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten oder nicht und gegebenenfalls darauf zuzugreifen.

Sie können eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anfordern, wenn dies nicht gegen die Rechte und Freiheiten anderer verstößt.

Recht auf Berichtigung oder Änderung Ihrer Daten 8.

Sie können jederzeit verlangen, dass unrichtige Daten korrigiert oder Ihre Daten ergänzt werden.

Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung 9.

Wenn die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit und ohne Begründung zu widerrufen. Die auf dieser Grundlage bereits vor diesem Widerruf durchgeführte Verarbeitung bleibt gültig.

Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profilerstellung 10.

Sie haben das Recht, nicht Gegenstand einer Entscheidung zu sein, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruht, wenn diese ähnliche Rechtswirkungen oder erhebliche Folgen hat.

Wenn Sie mit der Durchführung eines vollautomatischen Prozesses nicht einverstanden sind, können Sie die Einschaltung eines unserer Mitarbeiter beantragen, Ihren Standpunkt darlegen und die Entscheidung anfechten.

Widerspruchsrecht 11.

Wenn Sie nicht damit einverstanden sind, dass wir einige Ihrer Daten verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen:

• ohne Begründung im Falle des Widerspruchs gegen die Verarbeitung für Direktmarketing und Kundenwerbung;
• werden Ihre Daten für wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke verarbeitet, können Sie aus Gründen, die für Ihre besondere Situation spezifisch sind, Widerspruch einlegen, es sei denn, die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Auftrags im öffentlichen Interesse erforderlich.

Recht auf Löschung der Daten (Recht auf Vergessen) 12.

Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn wir diese unrechtmäßig verarbeiten, d.h.:

• wenn die Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind;
• wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben und es keine andere Rechtsgrundlage mehr für diesen Verarbeitungsvorgang gibt, können Sie diese widerrufen;
• wenn Ihr Einwand gegen die Verarbeitung begründet ist;
• wenn die Verarbeitung rechtswidrig ist;
• wenn die Löschung gesetzlich vorgeschrieben ist;
• wenn sich die Daten auf ein Kind unter 16 Jahren beziehen und über eine Anwendung oder Website („Dienst der Informationsgesellschaft“) erhoben wurden.

Wir werden die Daten so schnell wie möglich löschen, sofern der Grund dafür berechtigt ist.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung 13.

Sie können verlangen, dass die Verwendung Ihrer Daten eingeschränkt wird:

• die Zeit, um die Richtigkeit der von Ihnen angefochtenen Daten zu überprüfen,
• wenn Sie der Löschung der von der VoG auf rechtswidrige Weise verarbeiteten Daten widersprechen,
• wenn Sie der Löschung von Daten widersprechen, die von der VoG nicht mehr benötigt werden, die aber für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechtsanspruchs erforderlich sind,
• die Zeit, um zu prüfen, ob die berechtigten Gründe der VoG Vorrang vor Ihren eigenen haben, falls Sie der Verarbeitung dieser Daten aufgrund Ihrer besonderen Situation widersprechen.

Wir sind dann verpflichtet, die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten auf ihre Aufbewahrung zu beschränken. Jede andere Verarbeitung ist weiterhin mit Ihrer Zustimmung oder zum Zwecke der Begründung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechts vor Gericht oder zum Schutz eines Dritten oder aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses zulässig.

Gegebenenfalls werden wir Sie vor Aufhebung dieser Verarbeitungsbeschränkung informieren.

Foto

Falls Sie möchten, dass wir ein veröffentlichtes Foto, auf dem Sie erscheinen, entfernen, bitten wir Sie, dies über vieprivee.dse@mc.be anzufordern, indem Sie uns eine Kopie des Fotos und die genauen Referenzen des Mediums, auf dem das Foto erscheint, zur Verfügung stellen.

Recht auf Datenübertragbarkeit 14.

Sie haben das Recht zu verlangen, dass die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten direkt an Sie oder einen Dritten weitergegeben werden. Dieses Recht kann jedoch nur ausgeübt werden, wenn Ihre Daten ausschließlich auf Ihrer Zustimmung oder einem Vertrag beruhen und diese Verarbeitung automatisiert erfolgt.

X. AUSÜBUNG IHRER RECHTE

Wenn Sie eines der obengenannten Datenschutzrechte ausüben möchten, können Sie uns jederzeit kontaktieren.

Seien Sie immer so genau wie möglich, wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten. Nur so können wir Ihre Anfrage konkret und korrekt bearbeiten. Um sicherzustellen, dass die betroffene Person ihre eigenen Datenschutzrechte ausüben möchte, können wir eine Kopie des Personalausweises zur Identifizierung anfordern.

XI. KONTAKT ODER BESCHWERDE

Allgemeines 15.

Für alle Fragen, Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte oder Bemerkungen können Sie sich jederzeit an uns wenden:

• per Schreiben auf dem Postweg an unseren Hauptsitz,
• per E-Mail an eine bestimmte DSGVO-Kontaktadresse (vieprivee.dse@mc.be).

Datenschutzbeauftragter 16.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die obengenannten Kanäle Ihnen nicht helfen können, haben Sie auch die Möglichkeit, sich an unseren „Datenschutzbeauftragten“ zu wenden.

Diese Kontaktaufnahme ist möglich:

• per Schreiben auf dem Postweg an unseren Hauptsitz,
• per E-Mail an eine bestimmte DSGVO-Kontaktadresse (vieprivee.dse@mc.be)

zu Händen des „Datenschutzbeauftragten“.

Guido Lambertz

Rue Lucien Defays, 4800 Verviers

Tel: 087/324333

Email: guido.lambertz@mc.be

Datenschutzbehörde 17.

Neben der Möglichkeit, unsere Dienste direkt zu kontaktieren, können Sie sich auch an die Datenschutzbehörde, den „Ausschuss für den Schutz des Privatlebens“, wenden.

Kontaktinformationen finden Sie unter: www.dataprotectionauthority.be.