Nos conditions générales séjours.

Ci-dessous, vous trouverez nos conditions générales séjours.

• Concernant les plaines de vacances, nous vous invitons à vous référer aux conditions générales de la régionale organisatrice. Elles sont toutes accessibles via le bouton ci-dessous.

Toute inscription à un séjour d’Ocarina est régie par les présentes Conditions Générales :

Définitions 

Dans le présent document, les termes suivants sont employés : 

• Le vacancier : l’enfant ou l’adolescent qui participe, participera ou désire participer à un séjour d’Ocarina ; 
• Le parent ou tuteur : la personne qui dispose de l’autorité légale sur le vacancier (et qui inscrit ce dernier à un séjour d’Ocarina) ; 
• La régionale organisatrice : la division locale d’Ocarina, responsable de l’organisation d’un séjour. 

Inscription 

La procédure d’inscription d’un vacancier à un séjour est lancée lorsque son parent ou tuteur envoie à Ocarina le formulaire de demande d’inscription complété. Ce formulaire est à adresser à la régionale organisatrice du séjour, et peut être soit transmis en version papier, soit complété et envoyé en ligne. Toute personne inscrivant un vacancier à un séjour d’Ocarina certifie disposer de l’autorité nécessaire sur ce vacancier pour réaliser l’inscription.

Après réception du formulaire de demande d’inscription, à moins que le séjour ne soit déjà complet, la régionale organisatrice envoie au parent ou tuteur une confirmation d’inscription, accompagnée notamment des modalités financières et de paiement, et d’une fiche santé à compléter. Si le séjour choisi est complet, la régionale organisatrice en avertit le parent ou tuteur, et l’inscription du vacancier n’est pas confirmée. Dans ce cas, les possibilités éventuelles d’autres destinations seront communiquées. Ocarina se garde le droit de ne pas accepter l’inscription d’un enfant si ne s’estime pas en mesure d’accueillir l’enfant dans ses besoins spécifiques.

Afin qu’une inscription confirmée reste effective, les conditions suivantes doivent être respectées (si elles ne le sont pas, la régionale organisatrice se réserve le droit d’annuler l’inscription) :

• L’acompte (dont le montant est précisé dans la confirmation d’inscription) est à verser dans les 8 jours ouvrables suivant l’envoi de la confirmation ainsi que la fiche santé dûment complétée dans son intégralité, et signée par le parent ou tuteur ;

• Le solde (dont le montant est précisé dans la confirmation d’inscription et/ou dans un courrier ultérieur) doit être payé au plus tard un mois calendrier avant le départ ; 

• • Pour les inscriptions confirmées moins de 6 semaines avant le départ, le montant total doit être versé dans les 8 jours ouvrables suivant la confirmation de l’inscription, et en tous les cas avant le jour du départ ; 

• Les documents suivants, indispensables à la bonne prise en charge du vacancier, doivent être transmis à la régionale organisatrice au plus tard un mois calendrier avant le départ : 

• • Pour les séjours à l’étranger, l’autorisation de quitter le territoire ; 
  • Pour certains séjours, une déclaration d’aptitude à une pratique sportive spécifique ; 
  • Tout autre document stipulé par la régionale organisatrice dans le courrier de confirmation d’inscription. 

 La fiche santé permet d’accueillir au mieux l’enfant, d’assurer son bien-être et permet de mettre en place un encadrement adapté. Elle doit être complétée le plus précisément et exhaustivement possible. 

Ocarina se réserve le droit d’interrompre le séjour de l’enfant en cas d’omissions et/ou d’informations erronées dans la fiche santé et/ou de différence entre la réalité et les informations contenues dans la fiche santé.

Désistement et retour anticipé 

Tout désistement, même si le paiement n’a pas encore été effectué, est à notifier par écrit à la régionale organisatrice, soit par e-mail, soit par courrier postal. Le montant de l’acompte reste dû, sauf en cas de force majeure. Si le désistement intervient moins de 30 jours calendrier avant le départ, la totalité du coût du séjour reste due, sauf en cas de maladie (démontrée par un certificat) ou de décès dans la famille jusqu’au deuxième degré (à démontrer par un certificat de décès).

En cas d’absence au départ sans notification préalable, aucune forme de remboursement n’est possible. Un retour anticipé ou une arrivée tardive ne donne lieu à aucune forme de remboursement ou de dédommagement.

Annulation 

Ocarina se réserve le droit de procéder à l’annulation du séjour. Dans ce cas, les parents ou tuteurs sont avertis par écrit (e-mail et/ou courrier postal) dans les plus brefs délais, et les montants déjà perçus sont remboursés intégralement – sans majoration d’une quelconque indemnité. Sans prétention

d’exhaustivité, une annulation peut notamment intervenir lorsqu’Ocarina estime ne pas pouvoir assurer l’accueil de vacanciers dans les meilleures circonstances de confort et de sécurité et/ ou si nos volontaires ne sont pas en mesure d’encadrer l’activité (ex : nombre insuffisant d’animateurs).

Prix 

Tous les prix de séjour d’Ocarina sont calculés au plus juste, et incluent sauf indication contraire : le voyage aller-retour, la pension complète, l’animation incluant les éventuels droits d’entrée et le matériel, l’encadrement par des animateurs d’Ocarina, les assurances, la gestion administrative et les frais médicaux dans les limites précisées ci-dessous.

Chaque titulaire, membre de la Mutualité chrétienne en ordre de cotisation, peut bénéficier – pour ses personnes à charge – d’une réduction sur le prix des séjours d’Ocarina. Cette réduction est appelée « Avantage MC » et répond aux critères suivants :

• Le montant de l’Avantage MC est de 170€ par vacancier à charge âgé de 7 (dans l’année de ses 7 ans) à 17 ans (jusqu’à la veille du 18e anniversaire) ;
• Pour les vacanciers moins valides, l’attribution de l’Avantage MC s’étend jusque 21 ans (jusqu’à la veille du 22e anniversaire) ;
• Si un séjour se déroule à cheval sur deux années civiles, c’est la date de début du séjour qui fait foi pour l’attribution de l’avantage ;
• Pour les titulaires disposant aux yeux de la MC du statut BIM, ainsi que pour les participants moins-valides, le montant de l’Avantage MC est majoré à 270€,  par vacancier à charge.

L’avantage précité est directement appliqué par Ocarina et déduit directement du prix du séjour. Conformément la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et à ses arrêtés royaux d’exécution, le membre bénéficiant de l’avantage doit être en ordre de cotisation au moment du paiement de l’accompte. A défaut, Ocarina sera dans l’obligation de récupérer le montant de l’avantage perçu indûment. Le délai de prescription pour cette récupération est de deux ans.

Il est possible de ventiler le montant de l’Avantage sur plusieurs séjours Ocarina au cours de la même année civile. Cette option est disponible sur simple demande, à condition d’être demandée par le parent ou tuteur dès le début du processus d’inscription.

L’avantage est accordé par vacancier à charge. Il n’est dès lors pas permis de reporter le montant de l’avantage sur l’inscription d’un autre vacancier. Aucun remboursement du solde d’un avantage non perçu ni report sur l’année suivante n’est possible.

Le prix d’inscription (plein ou réduit) pour un séjour ne sera jamais inférieur à celui de l’acompte. Si le respect de cette règle implique que la réduction ne peut être attribuée dans son intégralité pour un séjour donné, le solde restant de l’Avantage MC sera appliqué lors d’une éventuelle prochaine inscription au cours de la même année.

Assurances et frais médicaux 

L’assurance responsabilité civile d’Ocarina couvre chaque vacancier pour les dommages matériels ou corporels involontaires qu’il causerait à un tiers extérieur au groupe. Les dégradations intentionnelles du centre de vacances ne sont pas couvertes et seront facturées au parent ou tuteur. L’assurance ne couvre pas les dommages matériels, la perte, ou le vol d’objets appartenant au vacancier. Ocarina ne pourra en être tenu pour responsable et déconseille fortement d’emporter des objets fragiles et de valeurs tels que des appareils électroniques.

En cas d’accident corporel, Ocarina prend en charge les frais médicaux et pharmaceutiques durant le séjour, avec l’intervention ultérieure de l’assurance. Ocarina sera le lien entre le participant et sa compagnie d’assurance qui prendra en charge les frais médicaux et pharmaceutiques encourus après le séjour et consécutifs à un accident survenu durant celui-ci – Ces derniers seront remboursés par Ocarina au parent ou tuteur après intervention de la mutualité sur base du tarif de la convention INAMI. Ocarina complètera la déclaration d’accident pour introduire le dossier auprès de sa compagnie. Ocarina fournira ensuite les documents utiles au parent ou tuteur lors du retour du séjour.

En cas de maladie survenant pendant le séjour, Ocarina prend en charge les frais médicaux et pharmaceutiques durant le séjour. Les frais ultérieurs ne sont pas pris en charge.

En cas de problème médical préexistant, le vacancier doit être muni du traitement en cours pour la durée du séjour. Si l’administration d’un médicament est nécessaire, il sera obligatoirement accompagné d’une prescription médicale complète (produit, mode d’administration, dosage, fréquence et durée).

Pour les séjours à l’étranger, les membres MC en ordre de cotisation sont couverts par le service d’assistance et d’assurance MUTAS qui interviendra notamment pour organiser un rapatriement. Les non-membres MC doivent impérativement souscrire une assurance similaire (soins de santé à

l’étranger, assistance et rapatriement) et remettre une copie du contrat à la régionale organisatrice au moment de l’inscription pour que le départ soit autorisé.

Règles de vie 

Les séjours d’Ocarina sont conçus pour être des expériences positives de vie de groupe s’appuyant sur la participation, la confiance et le respect. Le vacancier s’engage à respecter les consignes des animateurs, indispensables pour la sécurité et une vie de groupe harmonieuse. Après avoir averti une des personnes de contact renseignées sur la fiche santé, Ocarina se réserve le droit d’exclure un vacancier qui par son attitude mettrait en danger sa sécurité ou celle des autres, ou qui transgresserait délibérément et de manière répétée les consignes raisonnables des animateurs. Cette exclusion n’offre aucune possibilité de remboursement. En cas de rapatriement, la prise en charge financière et physique du vacancier sera assurée par le parent ou tuteur. Ocarina réclamera à ce dernier les sommes avancées pour ce rapatriement.

Photos 

Les photos prises dans le cadre des activités d’Ocarina peuvent être utilisées pour illustrer les publications de l’association (y compris sur les réseaux sociaux) ainsi que son site internet, avec une attention particulière à une sélection qui soit toujours respectueuse des vacanciers. Les photos et illustrations des brochures et autres publications d’Ocarina sont sélectionnées en toute bonne foi et ne constituent pas un descriptif contractuel.