Das Anmeldungsverfahren zur Teilnahme an einen Aufenthalt oder einer Animation wird eingeleitet, wenn die Eltern oder Erziehungsberechtigten das ausgefüllte Anmeldeformular (Letzte Seite der Ferienbroschüre) an Ocarina Ostbelgien zurücksenden. Dieses Formular muss an den Regionalverband geschickt werden, der die Reise organisiert, d.h. für die deutschsprachigen Teilnehmer nach Eupen. Es kann entweder in Papierform, per Telefon oder online ausgefüllt und eingereicht werden. Jede Person, die einen Ferienteilnehmer für einen Ocarina Ostbelgien-Aufenthalt anmeldet, versichert, dass sie das erforderliche Erziehungsrecht gegenüber diesem Kind ausübt und somit zur Anmeldung des Kindes berechtigt ist.
Nach Erhalt des Antragsformulars sendet der organisierende Regionalverband dem Elternteil oder Erziehungsberechtigten eine Anmeldebestätigung, die insbesondere die Finanz- und Zahlungsbedingungen sowie ein auszufüllendes Gesundheitsdatenblatt enthält, sofern der Aufenthalt nicht bereits ausgebucht ist. Wenn der gewählte Aufenthalt ausgebucht ist, benachrichtigt der organisierende Regionalverband die Eltern oder den Erziehungsberechtigten, und die Anmeldung des Feriengastes wird nicht bestätigt. In diesem Fall werden mögliche Alternativen vorgeschlagen.
Damit eine bestätigte Anmeldung wirksam bleibt, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein (andernfalls behält sich der organisierende Regionalverband das Recht vor, die Anmeldung zu stornieren):
• Die Anzahlung (deren Höhe in der Anmeldebestätigung mitgeteilt wird) ist innerhalb von 8 Werktagen nach Absendung der Bestätigung zu leisten.
• Der Restbetrag (dessen Höhe in der Anmeldebestätigung und/oder in einem nachfolgenden Schreiben mitgeteilt wird) ist spätestens einen Kalendermonat vor der Abreise zu zahlen.
• Bei Anmeldungen, die weniger als 6 Wochen vor der Abreise bestätigt werden, ist der Gesamtbetrag innerhalb von 8 Werktagen nach der Anmeldebestätigung, in jedem Fall aber vor dem Tag der Abreise, zu zahlen.
• Die folgenden Unterlagen, die für eine korrekte Betreuung des Teilnehmers unerlässlich sind, müssen spätestens einen Kalendermonat vor der Abreise an den organisierenden Regionalverband geschickt werden:
• das vollständig ausgefüllte und vom Elternteil oder Erziehungsberechtigten unterzeichnete Gesundheitsdatenblatt;
• bei Auslandsaufenthalten die (durch die Gemeindeverwaltung beglaubigte) Genehmigung zum Verlassen des Staatsgebiets;
• bei einigen Aufenthalten eine Erklärung über die Eignung für eine bestimmte Sporttätigkeit;
• jedes andere Dokument, das vom organisierenden Regionalverband in der Anmeldebestätigung vorgeschrieben wird.
Gerne können Sie Ihr Kind auch ohne das Anmeldeformular zu einer unserer Aktivitäten anmelden. Dies können Sie dann zum Beispiel via Mail an eupen@ocarina.be erledigen. Hierzu brauchen wir dann folgende Angaben von Ihnen:
- Name des Kindes
- Geburtsdatum des Kindes
- Anschrift des Kindes
- Nationalregisternummer des Kindes
- Eine Kontaktnummer für den Notfall